DICAS PRÁTICAS PARA DAR CONTA DE TUDO

Na vida do profissional de Marketing, organizar a rotina de atividades é um processo constante de desafios e aprendizados. O Marketing abrange diferentes projetos, tem que lidar com diversas áreas, muitos imprevistos, e às vezes, muitos clientes. Por isso, é essencial ter um modelo de organização para ser mais produtivo e procrastinar menos. Para te ajudar, hoje vou compartilhar um pouquinho de como organizo meu dia a dia e meus “segredos” para dar conta de tudo. Vem comigo e se joga! \o/

  1. Tenha um ritual de preparação para iniciar seu dia de trabalho

    Se você acorda atrasado, não consegue tomar café da manhã e sai estressado e com pressa no trânsito, é muito provável que já comece a rotina de trabalho de uma forma conturbada, e isso afeta todo o dia. Para evitar essa tensão, construa seu ritual, que nada mais é do que repetir uma determinada ordem de atividades.

Meu ritual inclui acordar cedo, tomar café com calma, ficar em silêncio mentalizando coisas positivas, fazer atividade física e aí sim começar a minha jornada de trabalho. Essa sugestão está presente no excelente livro O Milagre da Manhã (Hal Elrod), e ao pôr em prática percebo que me sinto mais leve e disposta para começar o dia, que com certeza será cheio de coisas a fazer.

2. Organize sua semana de compromissos, projetos e atividades

O modelo de organização que mais funciona pra mim é a agenda semanal. Organizo tudo o que tenho a fazer durante a semana, de forma detalhada a partir de cronogramas e do escopo de projetos que desenvolvo com os clientes de consultoria, incluindo também treinamentos, cursos e outras atividades da minha empresa. Nessa agenda, estão ações pontuais e até aquelas tarefas mais rotineiras, como ler e responder emails.

Organizo minha agenda semanal no Google Calendar, que está integrado com meu celular e outras ferramentos que utilizo, além de ser compartilhado com pessoas da minha equipe, o que faz com que estejam cientes da minha rotina. Para efetivamente funcionar, é preciso ter o cuidado e a disciplina de incluir no cronograma tudo o que você vai fazer, inclusive o momento de olhar as redes sociais.

Imprevistos acontecem, então embora tenha a semana mapeada, no final de cada dia paro para avaliar a agenda do dia seguinte e ajustar conforme a necessidade. Muitas vezes, aconteceram situações que impactaram alguma atividade, então com esse follow up diário, é mais fácil não ser pego de surpresa, pois você já termina o dia com tudo programado, e começa o dia seguinte sem aquela ansiedade de pensar: “por onde eu começo?”

3. Tenha um ambiente de trabalho que combina com seu estilo

Para ficar mais criativa e focada, preciso de um ambiente silencioso. Lugares barulhentos ou de muitas conversas tendem a me dispersar, por isso, quando é necessário trabalhar em um ambiente assim, estou sempre de fone de ouvidos para de certa forma me isolar e concentrar melhor.

Essa rotina muda bastante quando envolve viagens. Em um aeroporto, por exemplo, já sei que não conseguirei produzir em tarefas que envolvam muita concentração, então deixo para fazer leitura, organizar algum roteiro de vídeo para vocês ou responder mensagens. Isso tudo, claro, mapeado em minha agenda junto com as datas de cada viagem. Esse autoconhecimento de que tarefa funciona melhor em cada situação é mais uma vantagem de ter a lista de tarefas!

4. Tenha planejamento, tanto de grandes projetos quanto de atividades rotineiras

Trabalhar sem ter a clareza do que tem pra fazer, uma meta e um plano de como executar, pode resultados em uma série de gargalos de tempo e prejudicar a produtividade. Em minha agenda, tenho o cronograma detalhado de cada atividade, hora para começar e terminar e até a pausa para o cafezinho. Pode parecer um modelo engessado, mas na prática não é. Com todas as atividades detalhadas, eu posso perceber que tal tarefa não está fluindo no momento, e optar por remanejar o cronograma trocando a ordem por outro afazer. Essas pequenas mudanças ajudam a arejar a cabeça, trazem a sensação de liberdade e tudo flui melhor.

5. Saiba quais são seus ladrões de tempo

Ladrões de tempo são aquelas atividades que deixam a nossa rotina caótica. Para descobrir quais são os seus, analise seu dia a dia e se pergunte:

“Quando estou fazendo atividade A, estou gastando ou investindo meu tempo?” Se não for investimento, não adianta se sabotar.

Meu principal ladrão de tempo é a procrastinação. Sei que tenho que fazer algo, mas antes quero tomar um cafezinho, e do cafezinho já vou encher a garrafa de água e por aí sigo, inventando desculpas para não começar. Para lidar com isso, procuro ter duas atitudes:

  • Comprometimento com a agenda: se está programado para ser feito, vou lá e faço. Não adianta deixar pra depois o que precisa ser executado agora.
  • Momentos de pausa: insiro pequenos períodos na agenda para realmente me permitir distrair a cabeça, tomar um café, dar uma volta, olhar as redes sociais.

Com essas dois comportamentos, entendo que é melhor em começar logo, pra terminar mais rápido e talvez até aumentar a pausa. Esse modelo impede que procrastine, porque meu cérebro entende que no final do momento de concentração total, que é um grande desafio, vai haver uma recompensa.

6.Mapeie com sinceridade as atitudes que te impulsionam ou atrapalham

Existem emoções e comportamentos que nos tornam melhores, e outros que só nos prejudicam, como perfeccionismo, medo de não atender às expectativas e ansiedade. Perceba, dentre esses ou outros sabotadores, o que efetivamente te atrapalha, e tenha um plano de como lidar com essas emoções.

Entenda que todo mundo tem uma atitude ou outra que autossabotagem, a diferença está na forma como você escolhe geri-la para manter a ordem na casa e garantir sua sanidade mental diante de uma agenda cheia de tarefas.

Que essas dicas possam te ajudar a dar conta de tudo e se sentir mais produtivo, disposto e feliz. Até a próxima!

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