CHEGA DE PERDER TEMPO! Dicas para Reuniões Produtivas
Chegamos a passar 1/3 de nossa carga horária de trabalho em reuniões! Para que esse tempo seja investido e não perdido, é preciso garantir produtividade e fazer reuniões rápidas e objetivas.
Confira algumas dicas para otimizar e ganhar tempo sem transformar a agenda em um verdadeiro caos:
- Pauta
Toda reunião precisa ter foco, e a pauta contribui muito para isso. Ela nada mais é do que a relação dos itens a serem discutidos naquele momento de encontro, de forma a trazer foco e objetividade. Sabendo que todos os envolvidos têm pouco tempo para estar ali, fica mais fácil ter uma reunião produtiva com tópicos previamente definidos.
- Hora para começar e terminar
Com a pauta definida, uma boa reunião precisa ter uma hora para começar, mas também uma previsão realista de quando terminará, conforme o número de pessoas envolvidas e os itens que serão abordados.
Aquela sensação de estar correndo contra o tempo e até mesmo de encerrar a reunião sem ter conversado sobre tudo não é legal, faz com que a gente tenha que dispender mais tempo ainda para concluir.
Com uma prévia de duração, todos podem se organizar para que, no momento da reunião, não fiquem com a sensação de que precisam encurtar a conversa.
- Motivo central
Com pauta e hora para começar e terminar, é preciso ter claro também o objetivo geral da reunião. Precisaremos de tempo para um branstorming? Só faremos alguns alinhamentos? Será um momento para tirar dúvidas?
Alinhar expectativas para esse momento de encontro facilita manter a objetividade e evita que o encontro se estenda ou encerre antes do esperado.
- Participantes
Se alguém ficou de plateia, não deveria estar na reunião. Quem participa do encontro precisa ter um motivo para estar ali, seja para contribuir com ideias ou tomar decisões.
Quando há muita gente envolvida sem um real motivo, pode acontecer de todos começarem a falar ao mesmo tempo, ou o contrário, alguém ficar disperso, mexendo no celular ou ansioso por saber que poderia ser mais útil em outro local naquele momento.
Uma saída elegante e eficaz para isso é fazer a reunião com quem realmente precisa participar, e após as definições, informar os alinhamentos por email aos interessados.
Espero que essas dicas te ajudem a ser mais produtivo e realizar reuniões cada vez melhores. Até a próxima!
