A pandemia mudou a forma como as corporações enxergam as reuniões online. Antes vistas como improdutivas, são agora consideradas como o melhor formato para uma conversa objetiva, até mesmo para tomada de grandes decisões. Quem ainda não gosta desse formato, provavelmente não conhece todas as oportunidades que envolvem uma vídeo chamada além do benefício de vencer a barreira geográfica.

 

Seguem dicas e boas práticas para evitar gafes e aproveitar o tempo das reuniões para se obter os melhores resultados:

• Olhe para a câmera

Ao fazer uma reunião online é importante não olhar para a pessoa na tela, mas sim para a câmera utilizada, porque ao olhar para as pessoas o contato visual se perde, assim como a postura de confiança. Olhar para si mesmo também não é bom pois aí que se começa a reparar em defeitos que ninguém repara, gerando tiques e ansiedade. 

 

Foque seu olhar na câmera e mantenha uma postura ereta, porém confortável para transmitir as ideias da maneira mais clara e confiante possível.

• Cite as pessoas pelo nome

Essa dica é válida para reuniões presenciais também, mas para encontros online acaba se tornando essencial, pois existem mais componentes distratores que irão chamar a atenção das pessoas. Citar o nome delas ao fazer uma pontuação ajudará a evitar a perda de informações. Quando as pessoas ouvem seus nomes, elas basicamente se sentem obrigadas a largar as distrações e retomar ao que interessa, pois sabem que estão sendo observadas.

• Ambientes compartilhados: como lidar?

Quando se está em um escritório compartilhado, várias reuniões são prejudicadas por interferências de pessoas ao fundo. Nas reuniões online isso pode ocorrer também se o ambiente ao redor tiver tantos ruídos que mesmo os fones de ouvido não são capazes de minimizar.

 

Outro cuidado que se deve ter é com a microfonia. Quando duas ou mais pessoas estão na reunião online no mesmo recinto e próximas uma da outra, um efeito de eco ficará desconfortável para todos na reunião. Sendo assim, priorizar espaços isolados é necessário para que as reuniões sigam tranquilas e sem interrupções. Junto disso, deixar o microfone no mudo durante o período em que não estiver falando é uma boa prática para otimizar a experiência de todos.

• Esteja presente e atento

É comum que em ambientes virtuais existam mais distrações, mas estar presente é um sinal de respeito com quem estiver ali. Evitar comer, olhar o celular e digitar são atitudes que mudam a percepção das pessoas e também ajudam a evitar certos problemas como deixar de ver alguém que levantou a mão para falar ou transparecer que não está prestando atenção. Caso uma emergência apareça e seja necessário digitar ou olhar o celular, alinhe com as pessoas presentes, assim como faria em uma reunião presencial.

• Esteja preparado para compartilhar a tela

Reuniões quase sempre demandam alguma apresentação, sejam slides ou outras formas de documentos, portanto é importante estar preparado. Verificar se está tudo certo com o material, fechar abas desnecessárias e deixar ele aberto quinze minutos antes da apresentação evitará atrasos e ajudará na correção de pequenos erros. 

• Cenário

Paredes com cores frias ou ambientes íntimos como o quarto pessoal não são recomendados para reuniões, pois acabam deixando as pessoas desconfortáveis. Um fundo personalizado, com o logo da empresa ou objetos que remetem a ela são escolhas ideais. A iluminação é outro aspecto que se bem calibrado, deixará a reunião melhor para quem vê.

• Visual e vestimenta

Cuidar do visual apenas da cintura para cima foi algo comum e gerou até memes desde o início da pandemia, porém ficar de pijama ou com outra parte debaixo comprometedora pode causar gafes se você precisar se levantar. Cuidar da aparência em vídeos e reuniões online demonstra que algo importante está acontecendo e transmite confiança em quem está assistindo ou acompanhando.

• Linguagem corporal

A postura confiante, junto da fala com entonação motivada e um sorriso, mudam o ambiente de qualquer reunião para melhor, diferente de quem fala de maneira desanimada, com os ombros curvados. A linguagem corporal bem feita abrirá portas e motivará outras pessoas da reunião a se sentirem mais empolgadas.

• Use Briefing e Kick Off

Ter um Modelo de Briefing e Kick Off é fundamental para uma reunião de sucesso, principalmente quando você quer causar um efeito de diferenciação em um novo cliente. 

 

O Briefing estruturado serve como um planejamento dos próximos passos do projeto, incluindo informações importantes para a execução. O Kick Off serve para manter as expectativas alinhadas com seus novos clientes, um divisor de águas das suas reuniões! Esse é um modelo para começar a utilizar esses métodos.

 

As reuniões online se tornaram necessárias por conta da pandemia, mas se consolidaram mesmo após a retomada de encontros presenciais. Entender como fazer reuniões produtivas é essencial para toda empresa que quer quebrar a barreira geográfica e todas que conseguirem usufruirão de muitos resultados.