O WhatsApp é uma ótima ferramenta de comunicação e pode ser utilizada com a equipe de trabalho, fornecedores e clientes, mas é preciso ter alguns cuidados para utilizá-lo de forma profissional, eficaz e elegante. Descubra o que evitar e dicas para aproveitar o WhatsApp da melhor maneira no seu dia a dia. 

 

Áudios de WhatsApp

 

Existem algumas dicas para utilizar os áudios da melhor maneira no cenário profissional:

• Adiante através de texto o assunto do áudio

 

Sempre ao encaminhar um áudio, é ideal informar o que será falado nele ou o motivo dele ser enviado, isso deixará claro para a pessoa saber quando deve ouvir, além de tornar a situação mais profissional.

• Evite ouvir áudios em alto volume próximo a outras pessoas

 

Além de ser desconfortável para quem está próximo, essa prática pode tornar pública alguma informação sigilosa, o que é muito antiético.

• Informações importantes apenas por texto

 

O WhatsApp não realiza buscas por palavras-chaves dentro de áudios, por isso é imprescindível que as informações mais importantes de uma negociação, alinhamento ou venda sejam feitas através do texto para que possam ser encaminhadas mais facilmente e também encontradas em outro momento.

• Acompanhe a comunicação dos outros

 

Se ao falar com um cliente, você perceber que mesmo que você venha encaminhando áudios, ele continua falando apenas por texto, provavelmente é o meio que ele prefere utilizar para se comunicar. Acompanhar a forma de comunicação que a outra pessoa escolhe faz com que o relacionamento flua melhor.

 

WhatsApp como Gerenciador de Negócios

 

O WhatsApp é sim uma ótima ferramenta e facilita o processo de comunicação para as empresas, no entanto, utilizá-lo como única opção para gerenciar seu negócio pode ser uma péssima escolha. O aplicativo é ótimo para comunicação, mas não para gerenciar tarefas. Mesmo utilizando as opções de fixadores de mensagens, etiquetas e marcadores de mensagens não lidas, existem várias limitações quando o assunto é gestão de projetos. Você pode fazer uso dos recursos mencionados e também ter um grupo no WhatsApp apenas com você nele para ter algumas informações importantes engatilhadas, mas o ideal para ter mais organização é utilizar uma ferramenta especializada como o Trello, uma plataforma gratuita que ajudará muito na otimização do seu trabalho por ter uma organização visual mais didática, informações assíncronas e recursos mais direcionados a organização e gerenciamento, especialmente envolvendo um time.

 

Boas práticas no WhatsApp

 

A recomendação é tão óbvia quanto necessária: sempre que for enviar uma mensagem inicial a quem não tem o seu contato salvo ainda, se apresente. Não informar quem você é irá gerar um desconforto na conversa, pois quem a recebeu terá que perguntar com quem fala para depois buscar entender o assunto. 

 

Não só na apresentação, mas em toda conversa, independente de que ponto esteja, evite enviar mensagens picadas, opte sempre pela mensagem unificada para facilitar encaminhamentos e a leitura do texto.

 

Emoticons, Gifs e Stickers

 

Todos esses recursos podem sim ser utilizados para humanizar a conversa, seja com amigos, familiares e até mesmo clientes, mas se deve ter muito cuidado com a última opção, pois se a intimidade for baixa ou o assunto tratado demande seriedade, a utilização de uma figurinha ou Gif prejudicará muito a situação. Quando se trata de comunicação profissional, presencialmente ou online, o cuidado com o tom de voz é sempre necessário.

 

Horário de envio das mensagens

 

Muitas pessoas lembram de enviar uma mensagem importante apenas na hora de dormir e pensam se devem enviar ou não. Diferente de enviar para um amigo que não tem nenhuma ligação empresarial, enviar mensagens profissionais em horários não comerciais pode causar desconforto e ser invasivo; a pessoa pode se sentir obrigada a responder em seu momento de descanso ou lazer. O ideal, nesse caso, é ativar um lembrete para que você envie a mensagem em um momento mais oportuno.

Por fim, é importante manter a etiqueta no WhatsApp quando se trata de assuntos profissionais, escolhendo com sensatez a melhor hora e maneira para se comunicar. Continue acompanhando os conteúdos gratuitos e caso tenha interesse em dominar por completo o Marketing para marcas com metodologia especializada e individualizada para seu negócio, confira meu site e faça um orçamento para consultloria empresarial ou entre na lista de espera dos meus cursos.