Especialistas em Marketing Digital garantem que o e-mail é um produto em declínio, visto que apenas 11% dos jovens usam este tipo de serviço, dando preferência às redes sociais para se comunicar. Serviços de comunicação não morrem, segmentam-se. Com o e-mail não é diferente, ele é soberano no universo corporativo.

Infelizmente, nosso dia a dia está repleto de gafes e o post de hoje reúne dicas para elimina-las de uma vez por todas! Afinal, como escrever bons e-mails e manter a comunicação alinhada através desse tipo de ferramenta?

Escreva como fala

O que é muito complicado são os conflitos de posicionamento – a pessoa é super informal ao telefone, mas escreve um e-mail repleto de palavras de polidez, como “vossa” ou “venho por meio deste”. Acaba soando forçado. Seja você mesmo! As relações corporativas estão mais flexíveis, permitindo dar mais personalidade para tudo que fazemos. Isso não significa escrever errado, usar gírias ou expressões como “Kkkk”.

Em uma busca rápida sobre e-mails corporativos, uma avalanche de informações como “NUNCA use abreviações em e-mails de trabalho” o atingirá. Não é bem assim! O uso do “vc” já é considerado aceitável na troca de e-mails comerciais em empresas mais informais. Mesmo assim, use o bom senso. Se a empresa é mais formal, adapte seu estilo de fala e escrita à essa característica.

A regra é clara: escreva da mesma maneira que fala, pontuando com vírgulas suas pausas naturais. Essa empatia com o leitor é uma fórmula mágica de conversão!

Um assunto por e-mail

Essa prática irá auxiliá-lo na organização de suas ideias ao escrever. Ficará mais fácil ir direto ao ponto, ser mais breve e delimitar o campo assunto de maneira mais clara.

Outra vantagem é a facilidade de busca. Quantas vezes buscamos por determinados termos em nossas caixas de entrada, na esperança de encontrar e-mails antigos? Ao manter o padrão de tratar somente um assunto por envio, essa engenharia se tornará muito mais simples.

Importante: sempre envie e-mails com campo assunto preenchido! Não vale colocar “Oi” ou “nome da empresa”. Seja específico! Pessoalmente, sigo a regra do gerenciamento de projetos – raiz mais desdobramento.

Se preciso enviar um e-mail sobre uma ação promocional no Facebook que está em lançamento, delimito o campo assunto da seguinte maneira: Ação no Facebook > Lançamento. A maioria das pessoas determina como assunto somente “Ação no Facebook” ou “Lançamento”. OK, sobre o que se trata exatamente? E na hora de buscar?

Siglas Importantes: o que são e como usa-las

Algumas siglas e abreviações são muito importantes na troca de e-mails, é importante que você as conheça. Seu uso é uma escolha pessoal. A seguir, apresento as principais delas e suas aplicações práticas.

O que são:

PSC: Para Seu Conhecimento, pode ser substituída por PSI (Para Sua Informação). Em inglês, usa-se FYI (For Your Information).

ASAP: As Soon As Possible – é a mesma coisa que urgente.

Atte: Atenciosamente.

Cuidado para não cometer o erro comum de escrever “Att.”, assim como fazia a autora desse post até ser informada por uma leitora muito gentil. A abreviatura “Att.” vem do inglês e significa “at this time”.

Quando usa-las:

De uma maneira geral, para ganhar tempo. Muitas vezes, recebemos e-mails encaminhados sem nenhuma informação adicional. Fica aquela dúvida – esse e-mail era para mim? É de muito bom tom, ao encaminhar um e-mail, escrever:

“Olá, Fulano!

Segue e-mail abaixo, PSC.”

Quanto ao ASAP e ao Urgente, uma ressalva. Se você envia todos os e-mails com essa marcação, é fato que muito em breve essa urgência será ignorada. Use-os com moderação, considerando-os um pedido de socorro. Certa vez, ouvi de uma amiga gerente de projetos que ela tinha completo terror de quem escrevia e-mails repletos de “ASAPs” e isso faz sentido – parece que o remetente considera o profissional do outro lado do e-mail um completo irresponsável. Por isso, cautela! :)

Copie todos os interessados no e-mail

Regra suprema do mundo corporativo. Se você está coordenando uma ação que envolve uma agência de comunicação, uma agência digital e uma assessoria de imprensa, copie todos nos e-mails referentes ao tema. Depois, não adianta reclamar que não ficou sabendo de algum detalhe. O e-mail é utilizado como uma prova, uma formalização daquilo que foi acordado verbalmente. Quantas vezes recebemos e-mails que começam com “conforme conversado anteriormente”? Aproveite essa particularidade e use-a a seu favor, sempre copiando todos os interessados.

Garanta a entrega de seus e-mails

Segundo um estudo realizado pela empresa Return Path, 35,5% dos emails corporativos não foram entregues no Brasil, na segunda metade de 2011. É muito e-mail que não aterrissa na caixa de entrada. Nesse caso não tem muito mistério, é confirmar o recebimento com novo e-mail ou telefonema. As vezes, uso o Facebook para confirmar, as mensagens privadas são acessadas pelo celular e costumam ser muito eficazes. Se você está do outro lado, responda! É super simpático responder confirmando o recebimento de e-mails, especialmente se as mensagens tratarem de agendamentos e documentos.

Redação de e-mails longos

Escrever é uma ciência, ir direto ao ponto é uma arte! Evite escrever e-mails com o vício de atualizar o destinatário com todos os detalhes da história, entregue o necessário.

Uma dica valiosa? Entregue também a solução, ou então, a informação mais importante de forma precisa! É muito comum receber e-mails que dizem “preciso falar com você”. E só! Seja mais específico, adiante o assunto, deixe como sugestão um dia e horário para conversarem pessoalmente ou realizarem um call.

Para e-mails longos, use o padrão de blocos. Vá formando blocos de frases, sempre envoltas em muito espaço em branco. Para fechar o e-mail, deixe uma pergunta, forçando o destinatário a responde-lo com algo que comprove que compreendeu tudo aquilo.

Modelo de Blocos:

Saudação: 1 linha saudando o destinatário

Introdução: 2 frases que expliquem o que será falado neste e-mail mais longo

Desenvolvimento: 2 parágrafos separados por 2 espaços (enter) que abordem o tema de forma objetiva e direta. Se forem necessários mais do que dois parágrafos, manter a regra dos 2 espaços, pois eles auxiliam o usuário a manter a leitura e dão a sensação de que o texto é menor do que realmente é. Quando os blocos vão ficando muito volumosos, é possível inserir uma frase curta e de impacto entre eles, para que o leitor tenha uma pausa.

Conclusão: 1 parágrafo curto (até 3 frases) fechando o assunto.

Pergunta Final:  pergunta que arremate o texto e que deixe o destinatário com a obrigação de resposta, essa é uma garantia que ele lerá o texto.

Dica:

Em hipótese alguma use reticências (…) na redação de e-mails profissionais, esses sinais de pontuação exprimem hesitação e não são apropriados para a comunicação corporativa.

Seja educado

As palavrinhas mágicas e regrinhas da boa educação continuam as mesmas, não importa o canal. É desagradável receber um e-mail que não diz nada, somente com campo de assunto preenchido com algum direcionamento, como por exemplo, “templates do blog aprovados”. Não são os 15 segundos de escrever “Olá, fulano. Bom dia!” que vão acabar com o seu tempo. Pedir por favor, falar obrigada, dar parabéns, pedir desculpas, desejar bom dia/boa tarde/boa noite, despedir-se com abraços ou até logo não são regras de bons e-mails, são regras de boa convivência em sociedade.

Aliás, a maneira de despedir-se é mais polêmica. Pessoalmente, sempre me despeço com “Abraços”. Quando já tenho mais intimidade com clientes, fornecedores e parceiros, as vezes me permito uma despedida com “Beijos”, mas depende muito do caso. Não costumo usar “Att.” em meus e-mails, essa não é a maneira como me comunico de um modo geral..

Assinatura de e-mail

É mais que recomendado utilizar uma assinatura de e-mail que contenha dados básicos de contato. Uma boa assinatura de e-mail deve conter:

  • Nome completo
  • Cargo
  • Telefone fixo com ramal
  • Celular
  • Skype e/ou MSN
  • Site
  • Opcional: redes sociais

Espero que tenham gostado das dicas sobre e-mails corporativos!

Até a próxima!

Créditos Marketing Drops: Esse post tem padrinhos mágicos – gerentes de projeto que respiram web e dividiram com a autora suas angústias sobre e-mails. Obrigada Denis Budag, Nadi Genies e Raquel Moritz! :)

Foto de capa por rawpixel.com

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62 comentários abaixo sobre A etiqueta do e-mail corporativo

  • Vilson Duarte disse:

    Oi! Camila

    Excelente!
    Esta dicas são muito importantes para nosso dia a dia na comunicação.

    Um abraço!
    Vilson

  • Raquel Moritz disse:

    E-mails sem assunto ou em branco com apenas uma frase no assunto são de matar. Pra quem precisa de organização (e até pra dar conta do dia a dia), essas dicas ajudam muito.

    No Outlook uso muito o recurso de setar e-mails como tarefas. Quando o assunto segue essa estrutura de raiz + desdobramento é perfeito.

    Ótimo post, Camila! Parabéns :)

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Raquel!

      Você é leitora assídua do blog e uma conhecedora do gerenciamento de projetos. Com esses atributos, o feedback fica ainda mais especial :)

      Obrigada!!

  • Denis Budag disse:

    Camila

    Porque eu tenho a impressão que colaborei com esse post naquele nosso almoço? hehehe

    Adorei o post. Eu diria que ele é como um #ficaadica

    Bjos

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Denis!

      Você é uma espécie de padrinho desse post, assim como a Raquel e a Nadi. Aliás, eu vou inserir esses créditos, são tão merecidos.

      Seria esse o pretexto para um novo almoço? :)

      Fico muito feliz em saber que você gostou!

  • Nadi disse:

    Precisaria colocar isso como adendo em todos os emails rsrsrsrsrs fixando… em 123

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Nadi!

      Você também é madrinha mágica, assim como o Denis e a Raquel!

      Que legal que você gostou, fico muito feliz! :)

  • Ana Paula disse:

    Camila,

    Como é desesperador ver pessoas com assinaturas lindas glamourosas, escrevendo emails com erros de português, falta de pausa, ou sem coesão nenhuma….

    Ótimo artigo! Beijos!

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Ana!

      Não basta parecer, é preciso ser!

      Gosto muito de quem pontua as pausas naturais, é tão bom ler textos assim!

      Fico muito feliz em saber que você gostou do texto! :)

  • Oi Camila!

    Post SENSACIONAL! Vou repassar pra galera da empresa inteira amanhã com certeza, rsrsrs.

    Abraços,
    Carol :)

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Carol!

      Que comentário mais gentil!

      Fiquei super feliz! Espero que essas dicas ajudem muitas pessoas :)

      Apareça sempre!!

  • Mara disse:

    E para os leitores de emails: se o assunto lhe interessa, dedique um tempinho para entender a msg ou deixe para eler + tarde. Só não responda sem ler a msg até o final.

    E para quem escreve: valem as dicas da Camila :)

    [ ]s

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Mara!

      Excelente dica! Eu costumo marcar a mensagem como importante ou deixa-la na caixa de entrada, somente a arquivando quando o assunto for completamente lido e resolvido :)

      Apareça sempre! :)

  • Camila . Excelentes dicas. Belo texto com muitos ensinamentos!. Vou repassar para os meus principais contatos! Bjs carinhosos e BFS.

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Obrigada pelos elogios, Marcondes!

      O objetivo do post era exatamente este: compartilhar dicas simples para facilitar a comunicação por e-mail.

      Apareça sempre!

      Abraços,
      Camila

  • Mirella Melo disse:

    Perfeito o texto, Camila. E as dicas são tão preciosas que proliferei o texto por todas os meus contatos, nas redes sociais e na empresa! :)

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Obrigada, Mirella!

      Fico imensamente feliz! O Marketing Drops é um projeto muito gratificante e são feedbacks como esse que fazem tudo valer a pena ;)

  • Denis disse:

    Mandei um e-mail perguntando se uma empresa possui vagas de trabalho. No entanto, depois de ler o post fiquei com o receio de a empresa não recebê-lo, de cair no lixo ou semelhante.

    Seria uma atitude muito desesperada mandar outro e-mail pedindo para que confirmem se o e-mail foi corretamente encaminhado?

    Obrigado

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Olá, Denis!

      Com certeza não é desespero enviar uma mensagem questionando o recebimento, afinal, a empresa também não confirmou o mesmo para você.

      Boa sorte na busca por novas oportunidades profissionais ;)

  • Olá Camila,

    Antes de passar por aqui li a seguinte frase no Face: when skills are shared everyone learns.

    Ela retrata exatamente a sua competência.
    Parabéns pelo conteúdo.
    Beijos

  • Gleisson disse:

    Nunca mais escrevo “Att.”. rsrs
    Muito obrigado pelas informações.

  • José Auguto disse:

    Segundo o site http://www.significados.com.br/att/, Att. viria de ‘attetion’ e não de ‘at this time’.

  • Débora disse:

    Ainda tenho dúvidas sobre a maneira correta de abreviar atenciosamente. Você escreveu que o correto é Atte, mas vi em alguns lugares At.te (com um ponto no meio).

  • Ricardo disse:

    Qual a maneira correta de iniciar um email com Bom dia/Boa tarde é:
    Bom dia! (com exclamação no final) ou
    Bom dia,,, (tenho recebido muitos emails assim, inclusive do meu chefe e acho errado :-))

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Ricardo!

      Sua pergunta é excelente e sem dúvida mostra o quanto a pontuação interfere em nossa percepção na leitura de e-mails. Ao falar “Bom dia!”, você reforça o cumprimento, o desejo de uma manhã agradável. Já ao dizer “Bom dia,” a saudação é mais polida e protocolar, ela funciona mais como uma saudação. Ambos os usos estão corretos, mas em minha opinião, o uso de exclamação é mais simpático :-)

  • João disse:

    Prezada Camila, boa tarde!

    Gostei muito do seu texto e da forma aberta como são colocadas as questões. Isto posto, gostaria de contribuir com o link da Academia Brasileira de Letras que trata das reduções de nossa língua portuguesa.

    http://www.academia.org.br/abl/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=22

    At.te,

    João Campos

  • Claudia disse:

    Senti falta de 2 itens em tempos de caixas lotadas:

    1- obrigada/valeu/ok
    Vc não acha deselegante responder obrigada ou valeu com 50 pessoas em cópia?

    O ok também não deve ser racionalizado, exceto se for um ok de aprovação de algo relevante que todos os em cc devam saber, acho deselegante copiar.

    2- emails de despedida
    Está saindo da empresa e quer se despedir de todos. Acho muito bacana, porém para isso use cco. Coloque todos os destinatários do email em cópia oculta.
    Assim evitará que outras faltas de educação sejam ocasionadas por aqueles que respondem copiando todos.

    Minhas contribuições.
    OBRIGADA!

  • aline disse:

    Em língua portuguesa a abreviação de atenciosamente é at.te porque vc disse que era att?

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Aline!

      Tudo bem?

      Esse tema gera muita controvérsia, recebi comentários de pessoas que afirmaram que o correto é Atte, outras que afirmaram ser Att. Enfim, tentei reproduzir o dia a dia dos e-mails que enviamos e recebemos, onde geralmente usa-se “Att.”. Agradeço por nos informar sobre a forma correta!

      Abraços,
      Camila

  • Bruno disse:

    Gostei do que li, acho que ainda estamos um pouco presos em um fundamentalismo gramatical incoerente para a realidade social.

    Menos texto, mais informação.

  • Klaus disse:

    Olá boa tarde, gostaria de saber se é obrigatório o uso de assinaturas em respostas de e-mails?

  • José Lucas disse:

    Olá!
    A abreviação “Abs”, tem algum significado especifico?
    já li alguns e-mails que contiam esta abreviação.

  • Joabe Gomes disse:

    Post bem informativo. Parabéns!

  • Roseli Diniz disse:

    Algumas pessoas escrevem “abs” e outras “abçs” como abreviação da palavra abraços. Qual o correto?

  • Ronald Dirschnabel disse:

    Sobre as reduções (abreviaturas): http://www.academia.org.br/nossa-lingua/reducoes

  • Talia disse:

    Olá! Boa tarde
    Emails são informais e formais?
    Gostaria de saber se existem emails formais e informais e o por que desse acontecimento
    Obrigada

  • Hermes Oliveira disse:

    Olá! Gostei muito do post. Minha dúvida era sobre a abreviação PSC, mas acabei aprendendo muito mais! Parabéns!

  • Letícia disse:

    Olá,

    Gostaria de tirar uma dúvida, a frase ” conforme conversado por telefone…” Está correto ? Ou o certo seria ” conforme conversamos ao telefone… “

  • Valeria disse:

    Olá Camila! Muito úteis as suas informações, obrigada. Mas gostaria de lembrar que “Att.” em inglês tbem é usado como “attention to” e não somente “at this time”.

  • Priscila disse:

    E quem usa o email inteiro em negrito com a fonte maior que 12 e em cores como roxo e vermelho e muitas vezes sublinhado de amarelo?

  • Gilberto disse:

    Olá Camila! Muito grato pelo artigo, é uma luz!! Tenho uma dúvida que sempre me vem à cabeça, e gostaria, por gentileza, que me esclarecesse: Quando alguém me envia um email e copia outras pessoas, mas não as menciona no corpo da mensagem, devo responder cumprimentando a todos? Pergunto pois se elas estivessem expressamente mencionadas, eu não teria a menor dúvida em cumprimentá-las. Mas a dúvida é mais sutil, no sentido de fazer as saudações mesmo se elas forem referidas em tom de distanciamento pelo e-mail anterior (por serem superiores hierarquicamente, por exemplo). Obrigado!

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Gilberto!

      Tudo bem?

      Fico feliz que tenha gostado do post :D

      Quando não são mencionadas, é muito raro a obrigatoriedade em responder. Em empresas que permitem um tom mais informal é possível usar um “Olá a todos”, mas apenas quando a etiqueta específica da empresa permitir. No geral, copiar superiores é uma forma de demonstrar entrosamento e de manter a comunicação alinhada, não sendo necessário fazer saudações específicas a cada um.

      Abraços,
      Camila

  • Juliana disse:

    Olá Camila! Você sabe me dizer se é informal ou não usado a resposta de um e-mail importante pelo celular?!

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Juliana!

      Tudo bem?

      Quando estamos remotos e recebemos um e-mail importante, faz parte responder pelo celular. Muitas vezes assinamos “enviado de dispositivo móvel” para deixar claro que não estamos em nossa mesa de trabalho, mas isso é uma opção pessoal. Não há problema em responder pelo celular, mas cuidado redobrado com erros de digitação e português.

      Abraços,
      Camila

  • madson nogueira disse:

    Bom dia, percebo que aqui na empresa que trabalho as pessoas finalizam o e-mail com “Rgs” e eu não faço ideia do que seja. Você saberia me tirar essa duvida?

    • Camila Renaux Camila Renaux disse:

      Oi, Madson!

      É a abreviação de “Regards”, que significa “saudações” ou “meus cumprimentos” em inglês. É uma forma mais informal de se despedir, talvez um equivalente do nosso “Abs.,” quando queremos dizer “Abraços” :)

  • Vinicius Prates disse:

    Ótimas dicas. Parabéns.

  • Fabricio F. Pereira disse:

    Achei ruins algumas dicas, por exemplo
    Escreva como fala…..a meu ver o mail é formal por natureza nas empresas, é como pedir que escreva como voce fala um documento no cartório ou uma certidão qualquer orgão publico.
    Garantir a entrega de e-mail não serve para nada mesmo o remetente lendo pode não enviar o feedback e se voce mandou e fica esperando muitas vezes perde tempo. Se estiver com algum erro o próprio servidor responde. Essa de mandar uma msg pel facebook é boa.
    Sobre o uso de reticencias não somente exprime hesitação mas tambem pode ser entendido como prorrogação posterior de determinado assunto, por ex.: até breve resposta…
    Sobre o Att e Atte eu não sabia.
    De qualuqer maneira foi bom ter lido vosso texto.

    Atte.
    Fabricio